!! Alle rejser - også DSB - skal bestilles gennem Via Travel - http://www.au.dk/da/adm/indkob/rejser/rejsebureau - se også AU´s indkøbsaftaler for rejser – http://www.au.dk/da/adm/indkob/rejser.

Med virkning fra regnskabsåret 2009 er forretningsgangsbeskrivelserne for administration af rejser blevet tilrettet, så de i højere grad modsvarer den gældende praksis.

Det skal i den anledning præciseres hovedprincipperne:

1. at klippekort til f.eks. bus, tog og færger skal udgiftsføres ved anskaffelse, samt at den decentrale enhed lokalt skal registrere det løbende forbrug (på dato og navn), så der på anfordring fra revision eller regnskabskontor kan redegøres for anvendelse og det ikke-forbrugte.
2. at rejseomkostninger som udgangspunkt bogføres løbende i takt med udgiftsafholdelsen f.eks. ved faktura fra rejsebureau, kongrestilmelding osv., så en "afsluttende" afregning alene indeholder f.eks. udlæg fra rejsen og eventuelle godtgørelser.
3. at kontant udbetalinger forud for rejsen fortsat skal registreres som forskud, indtil endeligt beløb kendes og kan afregnes.

For klippekort og andre forudbetalinger (bortset fra kontant forskud), som ultimo 2008 er bogført som forskud, anbefales det snarest muligt at lave ompostering i overensstemmelse med det beskrevne.

Forskud

Der kan fortsat i særlige tilfælde ske en opsamling af et antal forskud med henblik på senere samlet afregning, men i takt med indførelse af faktura workflow m.v. vil muligheden bortfalde, så det anbefales, at man allerede nu indretter sig herefter i registreringsrutinerne. Hvis der lokalt er behov for at samle alle omkostninger pr. rejse, henvises der til at anvende de gældende faciliteteter i NS kontostrengen.

• Der kan udbetales kontant forskud til time-/dagpenge. Dog kan disse først udbetales 8-14 dage før rejsen (finanskonto 615510) - se: http://www.au.dk/da/adm/budget/oko/menu9/afs1. HUSK at afregne senest 14 dage efter hjemkomst.

Afregning

Når rejsen er afholdt, skal der afregnes hurtigst muligt - senest 14 dage efter hjemkomst.

Tjenesterejseblanket kan udfyldes på selvbetjeningen - http://www.au.dk/da/medarbejdere - vælg selvbetjening – log på.

Eller udfyld excel skema her: DK version eller UK version

VIGTIGT!

Originale bilag såsom fly/boardingpass/elektronisk billet, bus- og togbilletter, skal opbevares sammen med kopi af faktura fra Via Travel, således at de kan fremvises ved forespørgsel fra revision.

Bilag til rejseafregning :

• Bus- og togbilletter, taxiboner, hotelregninger m.m.
• Program for kongressen/mødet
• Netbankkvittering skal vedlægges sammen med bon el. kvittering ved brug af Visa-Dankort/Mastercard i forbindelse med betaling i udlandet pga. kursændringer
• Ved kontantbetaling SKAL vedlægges bon.
• Er der fortæringsudgifter, dvs. regninger for mad, skal disse også vedlægges, dog kan der IKKE samtidig udbetales time-/dagpenge - se takster: http://www.au.dk/da/adm/budget/oko/menu9/afs1.

Er bilag bortkommet, skal der udfyldes en Tro og Love erklæring – http://www.mb.au.dk/da/til/global/medarbj/regnskab/trolove.pdf - erklæringen skal underskrives af den rejsende og af fuldmagtsindehaver.

Er der udbetalt forskud på rejsen, er det vigtigt, at de bliver trukket ud igen, dvs. trækkes ud af forskudskonto finanskonto 615510 og ind på rejser finanskonto 221010, senest 14 dage efter rejsens ophør.